Política de privacidade

1. Quem somos e a quem esta Política se aplica

1.1. Esta Política de Privacidade ("Política") descreve como a QUADDRO LICENCIAMENTO DE SOFTWARE LTDA., inscrita no CNPJ sob o nº 38.111.356/0001-75, com sede na Rua Capote Valente, 1332, conjunto 12, sala A1, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05409-003 ("Quaddro"), trata dados pessoais na plataforma Quaddro, que inclui o site https://quaddro.com.br, o aplicativo web em https://app.quaddro.com.br↗ (abre em nova aba), os aplicativos para iOS e Android, as páginas dos Profissionais em pro.quaddro.com.br, o portal do cliente, os Recursos de Inteligência Artificial (como a Secretária Virtual no WhatsApp) e as APIs e integrações ("Plataforma").

1.2. Esta Política se aplica a:

• Visitantes do site e das páginas dos Profissionais;
• Profissionais e Membros da equipe, que usam a Plataforma para gerir um negócio;
• Clientes (inclusive pacientes), que agendam, contratam ou pagam serviços de um Profissional pela Plataforma, usam o portal do cliente ou conversam com os Recursos de Inteligência Artificial.

1.3. Esta Política é parte integrante dos Termos de Uso, e os dois documentos, juntos, são as condições de adesão à Plataforma. Os termos com inicial maiúscula não definidos aqui têm o significado dado nos Termos de Uso.

1.4. Ela foi elaborada de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, "LGPD"), o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e o seu Decreto nº 8.771/2016, o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), no que se aplica aos Clientes e aos visitantes, e as regulamentações e guias da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

2. Definições

• Dado pessoal: informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável, como nome, CPF, e-mail, telefone, endereço IP ou foto.
• Dado pessoal sensível: dado sobre saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política ou filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político.
• Titular: a pessoa natural a quem os dados se referem.
• Tratamento: qualquer operação com dados pessoais, como coleta, armazenamento, uso, compartilhamento e eliminação.
• Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados pessoais.
• Operador: quem trata dados pessoais em nome do controlador, seguindo as instruções dele.
• Encarregado: a pessoa indicada pelo controlador para ser o canal de comunicação com os titulares e com a ANPD.
• ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados, órgão responsável por fiscalizar o cumprimento da LGPD no Brasil.
• Recursos de Inteligência Artificial: as funcionalidades da Plataforma que usam inteligência artificial, como a Secretária Virtual, o Quaddro Chat e os recursos de geração de textos, resumos, transcrições e documentos.

3. Os papéis da Quaddro e do Profissional

3.1. A Quaddro é controladora dos dados dos Visitantes, dos Profissionais e dos Membros da equipe, e também dos dados de Clientes que trata para finalidades próprias: criação e segurança das contas e do portal do cliente, cobrança da assinatura, cumprimento de obrigações legais, prevenção a fraudes e melhoria da Plataforma.

3.2. O Profissional é o controlador e a Quaddro é a operadora dos dados que o Profissional cadastra ou recebe sobre os seus Clientes no uso da Plataforma: cadastro de clientes e propriedades personalizadas, histórico de agendamentos, anotações e documentos do atendimento (prontuário e anamnese), conversas e conteúdos tratados pelos Recursos de Inteligência Artificial, documentos usados para orientar a Secretária Virtual e documentos fiscais. Nesses casos, o Profissional decide quais dados coleta e para quê, e a Quaddro trata esses dados somente para prestar o serviço contratado, de acordo com as instruções do Profissional, os Termos de Uso (Seção 16) e esta Política.

3.3. Se você é Cliente de um Profissional e quer exercer direitos sobre os dados do seu atendimento, procure o Profissional. A Quaddro apoia o Profissional nesse atendimento e, quando atua como controladora, responde diretamente a você (ver a Seção 11).

4. Quais dados tratamos

4.1. Profissionais e Membros da equipe

4.2. Clientes e pacientes

4.3. Visitantes do site

4.4. Identidade única do Cliente. Para facilitar o agendamento, o Cliente tem um único cadastro na Quaddro, identificado pelo número de celular, que dá acesso ao portal do cliente com os agendamentos, pagamentos, créditos e conteúdos de todos os Profissionais que atende pela Plataforma. Cada Profissional vê apenas os dados do seu próprio vínculo com o Cliente e nunca os dados de outros negócios.

4.5. Não pedimos dados além dos necessários para cada finalidade. Se você optar por não fornecer dados obrigatórios (por exemplo, nome e e-mail no cadastro do Profissional, ou telefone no agendamento), algumas funcionalidades não estarão disponíveis.

4.6. A Plataforma é destinada a maiores de 18 anos. O Profissional que atende crianças e adolescentes deve cadastrar os dados por meio do responsável legal (há um campo próprio para isso) e observar o art. 14 da LGPD, tratando esses dados sempre no melhor interesse da criança ou do adolescente.

5. Para que usamos os dados e com qual base legal

5.1. A LGPD exige que todo tratamento tenha uma base legal. Separamos as finalidades conforme o papel da Quaddro.

A. Tratamentos em que a Quaddro é controladora

B. Tratamentos feitos por conta do Profissional, que é o controlador e define a base legal

Nos tratamentos da tabela B, a Quaddro não escolhe a base legal nem usa os dados para finalidades próprias. As condições desse tratamento estão na Seção 16 dos Termos de Uso.

5.2. Dados sensíveis. A Quaddro não solicita dados sensíveis para as suas próprias finalidades. Os dados de saúde registrados pelos Profissionais são tratados exclusivamente para o atendimento aos pacientes, nunca são usados para publicidade, perfilamento ou seleção de riscos e nunca são compartilhados com o objetivo de obter vantagem econômica, conforme o art. 11, § 4º, da LGPD. A Secretária Virtual não tem acesso às anotações do prontuário.

5.3. Decisões automatizadas. Os Recursos de Inteligência Artificial podem marcar, remarcar ou cancelar agendamentos, cadastrar clientes e gerar cobranças automaticamente, segundo as regras definidas pelo Profissional. Essas ações não produzem efeitos sem possibilidade de revisão: o Cliente pode, a qualquer momento, pedir que um atendente humano revise a decisão, e o Profissional pode alterá-la na agenda (art. 20 da LGPD). A Quaddro não usa dados pessoais para decisões automatizadas que definam perfil pessoal, crédito ou acesso a serviços.

6. Recursos de inteligência artificial e provedores

6.1. Para funcionar, os Recursos de Inteligência Artificial enviam a provedores de modelos de linguagem contratados pela Quaddro, preferencialmente Google (Gemini), Anthropic (Claude) e OpenAI, podendo incluir outros provedores com garantias equivalentes, apenas o conteúdo necessário à tarefa: no caso da Secretária Virtual, as mensagens da conversa e as informações relevantes do negócio (serviços, horários, regras e documentos de orientação cadastrados pelo Profissional); nos demais recursos, os textos, áudios ou documentos que o Profissional pede para gerar, resumir ou transcrever. Contratamos esses provedores em modalidades empresariais cujos termos não permitem usar os dados enviados para treinar os seus modelos e exigem confidencialidade e segurança. No WhatsApp, a Secretária Virtual usa a API oficial (Meta) ou uma conexão por QR Code mantida em infraestrutura contratada pela Quaddro.

6.2. As mensagens recebidas e enviadas ficam registradas na Plataforma e disponíveis ao Profissional para acompanhamento e correção. A Quaddro só analisa conversas e conteúdos tratados pelos Recursos de Inteligência Artificial para corrigir erros e melhorar o serviço depois de anonimizá-los, removendo nomes, telefones e qualquer outro identificador. Conteúdos identificáveis são acessados apenas pelo Profissional e, a pedido dele, pelo suporte da Quaddro. A Quaddro não usa esses dados para treinar modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros.

6.3. A Secretária Virtual só cria e edita cadastros de clientes, agendamentos e cobranças. Ela não acessa as anotações do prontuário nem os dados financeiros do Profissional. Os Recursos de Inteligência Artificial têm função administrativa e de apoio e não dão orientação clínica, diagnóstico ou indicação de tratamentos (ver os Termos de Uso, Seção 9).

6.4. O Profissional deve informar aos seus Clientes quando um atendimento é feito por um assistente automatizado. Dúvidas sobre o conteúdo das conversas devem ser dirigidas ao Profissional, que é o controlador desses dados.

7. Com quem compartilhamos os dados

7.1. A Quaddro não vende dados pessoais. Compartilhamos dados apenas quando necessário, nas seguintes situações:

• Operadores e suboperadores (prestadores de serviço), que tratam dados em nome da Quaddro, sob contrato, apenas para as finalidades desta Política:
• infraestrutura em nuvem, banco de dados, armazenamento de arquivos, filas e registros de sistema: Google Cloud (região de São Paulo) e Supabase;
• envio de e-mails transacionais e de relacionamento, com registro de entrega, abertura e cliques: SendGrid;
• mensagens de WhatsApp e SMS: Meta (API do WhatsApp Cloud), Octopods (mensagens aos Profissionais e suporte), provedores de infraestrutura de conexão por QR Code da Secretária Virtual e a ferramenta de caixa de entrada do Quaddro Chat, que recebe apenas nome e celular dos Clientes;
• pagamentos: Stripe (assinatura dos Planos, por cartão ou boleto), Transfeera (instituição de pagamento do Pix integrado, que liquida os valores diretamente ao Profissional) e InfinitePay, contratada diretamente pelo Profissional para o link de pagamento;
• emissão de notas fiscais de serviço, quando disponível: provedor de integração com as prefeituras (Webmania);
• inteligência artificial: os provedores de modelos de linguagem dos Recursos de Inteligência Artificial (preferencialmente Google Gemini, Anthropic Claude e OpenAI) e o Chatbase (assistente do menu de ajuda e do site);
• analytics, medição de campanhas e desempenho dos aplicativos: Segment, PostHog, Amplitude, Firebase (Google), Adjust e Metabase;
• monitoramento de erros e estabilidade: Sentry e Firebase Crashlytics;
• atendimento, relacionamento e marketing com os Profissionais: Intercom, RD Station e Linear (registro de chamados);
• preenchimento e validação de endereços e documentos: Google Maps, ViaCEP e CNPJ.ws;
• distribuição dos aplicativos e notificações: Apple App Store, Google Play e Expo.
• Serviços que você conecta: Google (login, Google Agenda, Perfil da Empresa no Google e Reserve with Google), InfinitePay e WhatsApp, nos limites das permissões que você concede. Ao sincronizar a agenda, os eventos criados no Google Agenda podem incluir o e-mail do Cliente como convidado e um link do Google Meet para atendimentos online. Esses serviços têm políticas de privacidade próprias.
• Entre Profissional e Cliente: o Profissional vê os dados dos seus Clientes e o Cliente vê os dados públicos do Profissional (nome, foto, serviços, endereço e política de cancelamento) e os registros dos seus próprios agendamentos e pagamentos.
• Ferramentas do próprio Profissional: quando o Profissional ativa o Google Analytics ou o Meta Pixel na sua Página, essas ferramentas recebem dados de navegação dos visitantes dela, sob responsabilidade do Profissional.
• Autoridades públicas, por ordem judicial, requisição administrativa ou obrigação legal, como a emissão de notas fiscais e a guarda de registros de acesso.
• Empresas do grupo e sucessoras, em caso de fusão, aquisição, reorganização societária ou venda de ativos, sempre com a continuidade desta Política.
• Consultores e auditores (jurídicos, contábeis e de segurança), sob confidencialidade, quando necessário para proteger direitos da Quaddro ou cumprir obrigações.

7.2. Exigimos dos nossos prestadores de serviço compromissos contratuais de confidencialidade, segurança e uso dos dados limitado às nossas instruções. A inclusão de novos suboperadores que tratem dados de Clientes é avisada aos Profissionais com 30 (trinta) dias de antecedência, conforme os Termos de Uso. A relação atualizada dos suboperadores pode ser solicitada ao Encarregado.

8. Transferência internacional de dados

8.1. A Plataforma é hospedada no Google Cloud, na região de São Paulo, e o banco de dados e os arquivos ficam na Supabase. Transferimos dados para fornecedores localizados nos Estados Unidos para as seguintes finalidades: analytics e medição de campanhas, monitoramento de erros, atendimento e relacionamento, envio de e-mails, mensagens de WhatsApp, inteligência artificial dos Recursos de Inteligência Artificial e das ferramentas do site, distribuição dos aplicativos e processamento da assinatura. A lista nominal desses fornecedores está na Seção 7.

8.2. Essas transferências são feitas com base no art. 33 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024: para países com nível de proteção adequado reconhecido pela ANPD ou mediante cláusulas-padrão contratuais, cláusulas contratuais específicas ou outros instrumentos aprovados pela ANPD, com garantias de segurança e confidencialidade equivalentes às exigidas no Brasil.

9. Cookies e tecnologias semelhantes

9.1. O que são. Cookies são pequenos arquivos de texto que um site guarda no seu navegador ou dispositivo. Usamos também tecnologias semelhantes: armazenamento local do navegador, pixels em páginas e e-mails, SDKs e identificadores de dispositivo nos aplicativos para celular. Nesta Política, chamamos todas de "cookies". Esta seção substitui a antiga Política de Cookies e é revisada sempre que uma ferramenta muda.

9.2. Para que usamos. Classificamos os cookies em três categorias:

9.3. Onde cada ferramenta roda. No site quaddro.com.br usamos Segment, Chatbase e Intercom. Nas páginas públicas dos Profissionais usamos Segment e Sentry, além do Google Analytics e do Meta Pixel que o próprio Profissional ativar. No aplicativo e no portal do cliente usamos apenas PostHog e Sentry, para medir o uso e monitorar erros, configurados para não capturar o conteúdo de prontuários e cadastros.

9.4. Como escolher. No site quaddro.com.br, você escolhe na primeira visita quais categorias aceita e pode mudar a escolha a qualquer momento em "Configurar cookies", no rodapé. Nos aplicativos web e no portal do cliente, você pode bloquear ou apagar cookies nas configurações do navegador (Chrome, Safari, Firefox e Edge têm instruções próprias) e usar as opções de "não rastrear" das ferramentas. Nos aplicativos para celular, o iOS pede a sua autorização de rastreamento, e o iOS e o Android permitem redefinir ou limitar o identificador de publicidade nos ajustes do aparelho. Bloquear cookies não essenciais não impede o uso da Plataforma, mas pode desativar algumas conveniências.

9.5. E-mails. Os e-mails que enviamos podem conter um pixel que registra abertura e cliques, para medir a entrega e melhorar as comunicações. Você pode bloquear o carregamento de imagens no seu programa de e-mail para impedir isso.

9.6. Na Página do Profissional. Quando o Profissional ativa o Google Analytics ou o Meta Pixel na sua Página, essas ferramentas recebem dados de navegação dos visitantes dela, sob responsabilidade do Profissional, que deve informar os seus Clientes e obter o consentimento quando exigido.

9.7. Esta seção segue o Guia Orientativo sobre Cookies e Proteção de Dados Pessoais da ANPD.

10. Por quanto tempo guardamos os dados

10.1. Guardamos os dados somente pelo tempo necessário às finalidades desta Política e aos prazos legais:

10.2. Dados que precisem ser mantidos por obrigação legal ou para o exercício de direitos em processos ficam bloqueados, com acesso restrito, até o fim do prazo correspondente (art. 16 da LGPD). Dados que não precisem mais ser identificados podem ser agregados e usados em estatísticas.

10.3. Ao término do prazo de guarda, os dados são eliminados com métodos seguros de descarte.

11. Seus direitos como titular

11.1. A LGPD (art. 18) garante a você, a qualquer momento e gratuitamente, os direitos de:

1. confirmar se tratamos os seus dados e acessá-los;
2. corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
3. pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
4. pedir a portabilidade dos seus dados a outro fornecedor, em formato estruturado;
5. pedir a eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
6. saber com quais entidades públicas e privadas compartilhamos os seus dados;
7. saber que pode não dar o consentimento e quais são as consequências da negativa;
8. revogar o consentimento;
9. opor-se a tratamentos feitos com base em outras hipóteses legais, quando houver descumprimento da LGPD;
10. pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20);
11. apresentar reclamação à ANPD ou aos órgãos de defesa do consumidor.

11.2. Como exercer. Profissionais podem atualizar os seus dados e exportar os dados do negócio diretamente na Plataforma, e excluir a conta nas configurações do aplicativo (ver os Termos de Uso, Seção 11). Clientes podem atualizar nome, e-mail e endereços no portal do cliente. Qualquer titular pode enviar o pedido ao Encarregado pelo e-mail juridico@quaddro.com.br, informando nome, e-mail ou telefone cadastrado e o direito que deseja exercer. Para proteger você, podemos pedir informações que confirmem a sua identidade.

11.3. Prazo. Respondemos de forma simplificada imediatamente ou, por declaração clara e completa, em até 15 (quinze) dias a contar do pedido (art. 19 da LGPD). Se não pudermos atender ao pedido, explicaremos o motivo.

11.4. Clientes de Profissionais. Se o pedido se referir a dados do seu atendimento com um Profissional (cadastro, prontuário, conversas), encaminharemos ao Profissional, que é o controlador, e o apoiaremos na resposta. Você também pode procurar o Profissional diretamente.

11.5. Mesmo após um pedido de eliminação, podemos manter dados pelos prazos e nas hipóteses da Seção 10, como o cumprimento de obrigações legais e o exercício de direitos em processos.

12. Como protegemos os dados

12.1. Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda, alteração e vazamento, entre elas:

• criptografia dos dados em trânsito (HTTPS/TLS) e criptografia em repouso oferecida pela infraestrutura de nuvem;
• senhas guardadas apenas de forma cifrada (hash com sal) e códigos de acesso temporários, com validade curta, para verificação de e-mail e login dos Clientes;
• certificados digitais e credenciais fiscais guardados cifrados (AES-256-GCM);
• controle de acesso por perfis e permissões, com separação dos dados de cada negócio na aplicação, acesso dos colaboradores da Quaddro restrito ao necessário e registro de autoria das alterações de cadastros;
• dados de cartão de crédito tratados apenas pelos processadores de pagamento, certificados no padrão PCI DSS;
• limites de tentativas de acesso, monitoramento de erros, registros de sistema e cópias de segurança periódicas;
• cláusulas de confidencialidade e proteção de dados com colaboradores e prestadores de serviço.

12.2. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Quando a Quaddro for controladora dos dados afetados, comunicará à ANPD e aos titulares os incidentes de segurança que possam causar risco ou dano relevante, nos prazos e na forma da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Quando for operadora, comunicará o Profissional em até 24 (vinte e quatro) horas após tomar conhecimento, com as informações necessárias para que ele faça as comunicações no prazo legal.

12.3. Você também é responsável pela segurança: use senhas fortes e exclusivas, não compartilhe o seu acesso, mantenha os dispositivos atualizados, encerre a sessão em dispositivos compartilhados e remova os acessos de quem deixar a sua equipe. A Quaddro nunca pede senha por e-mail, WhatsApp ou telefone nem envia anexos executáveis.

13. Comunicações

13.1. Transacionais: enviamos e-mails, notificações, mensagens de WhatsApp e SMS necessários ao serviço, como confirmações de agendamento, lembretes, remarcações, cancelamentos, pedidos de avaliação, cobranças, avisos de segurança, avisos sobre o fim do período grátis e a renovação da assinatura e mudanças nestes documentos. As mensagens aos Clientes são enviadas em nome do Profissional, conforme as automações que ele configura; o Cliente que não quiser recebê-las deve falar com o Profissional, que pode desativá-las para ele.

13.2. Marketing e ativação: podemos enviar aos Profissionais novidades, conteúdos, ofertas, pesquisas e mensagens de ajuda nas primeiras semanas de uso, por e-mail, notificações e WhatsApp. Você pode cancelar o recebimento a qualquer momento pelo link de descadastro no e-mail, pelas configurações da conta ou pelo e-mail meajuda@quaddro.com.br. Também podemos entrar em contato após o cancelamento da assinatura para entender como melhorar.

14. Responsabilidades do Profissional como controlador

14.1. Ao usar a Plataforma para tratar dados dos seus Clientes, o Profissional se compromete a:

• informá-los sobre o uso da Quaddro e sobre o tratamento dos seus dados, inclusive disponibilizando o seu próprio aviso de privacidade quando a lei exigir;
• coletar apenas os dados necessários ao atendimento e garantir a base legal adequada, especialmente para dados de saúde e de crianças e adolescentes;
• cumprir o sigilo profissional e as normas do seu conselho de classe sobre registros e prontuários, inclusive os prazos de guarda, exportando os dados antes de excluir a conta;
• usar os dados dos Clientes somente para o atendimento e não os transferir para fins estranhos ao serviço;
• manter os acessos da sua equipe atualizados e restritos ao necessário, lembrando que os perfis de administrador, assistente e funcionário têm acesso às anotações dos atendimentos conforme as permissões da Plataforma;
• obter o consentimento dos Clientes antes de ativar ferramentas de rastreamento na sua Página (Google Analytics e Meta Pixel) e antes de publicar depoimentos;
• atender aos pedidos dos seus Clientes sobre os dados deles e comunicar à Quaddro incidentes de que tenha conhecimento.

14.2. As condições do tratamento que a Quaddro faz por conta do Profissional (instruções, suboperadores, incidentes, auxílio, transferência internacional, proibição de treinar modelos de inteligência artificial, exportação e eliminação) estão na Seção 16 dos Termos de Uso, que formaliza a relação de controlador e operador nos termos do art. 39 da LGPD. Esta Política apenas as resume.

15. Encarregado de Proteção de Dados e contato

15.1. O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) da Quaddro é Damião Gomes da Cruz Junior, sócio e diretor de tecnologia (CTO) da empresa, indicado por ato formal nos termos do art. 41 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 18/2024. Ele pode ser contatado pelos e-mails juridico@quaddro.com.br e damiao@quaddro.com.br, ou por carta ao endereço da sede, aos cuidados do Encarregado.

15.2. Outros canais: e-mail meajuda@quaddro.com.br (suporte), WhatsApp +55 11 5194-3227 e central de ajuda em https://ajuda.quaddro.com.br↗ (abre em nova aba).

16. Alterações desta Política

16.1. Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças na Plataforma, na legislação ou nas orientações da ANPD. A versão vigente fica sempre em https://quaddro.com.br/legal/privacidade, com o número da versão e a data da última atualização; as versões anteriores ficam arquivadas e podem ser pedidas ao Encarregado. Mudanças que afetem o Profissional, como novas finalidades, novos suboperadores ou redução de garantias, são avisadas por e-mail ou na Plataforma com 30 (trinta) dias de antecedência, com direito de cancelar a contratação conforme os Termos de Uso. Quando uma mudança exigir novo consentimento, ele será solicitado antes de o tratamento continuar.

17. Lei aplicável e foro

17.1. Esta Política é regida pelas leis da República Federativa do Brasil. As controvérsias serão resolvidas preferencialmente pelos canais de atendimento e, se necessário, no foro da Comarca de São Paulo/SP, ressalvado o foro do domicílio do titular consumidor, quando aplicável.